美国人崇尚自由,但美国人对待开会却是严肃认真的,美国人是会少规矩多。说到开会的规矩,世界上恐怕没有人比得上美国人的规矩大了。他们有一本厚厚的开会规则——《罗伯特议事规则》(Robert's Rules of Order)。这在世界上是独一无二的。这部由亨利·马丁·罗伯特撰写的《议事规则袖珍手册》(Pocket Manual of Rules of Order)于1876年出版,几经修改后于2000年出了第十版。
罗伯特议事规则的内容非常详细,包罗万象,有专门讲主持会议的主席的规则,有针对会议秘书的规则,当然大量是有关普通与会者的规则,有针对不同意见的提出和表达的规则,有关辩论的规则,还有非常重要的、不同情况下的表决规则。
有一些细节规则后面的逻辑原则是十分有意思的。比如,有关动议、附议、反对和表决的一些规则是为了避免争执。原则上,现在在美国的国会、法院和大大小小的会议上,在规范的制约下,是不允许争执的。如果一个人对某动议有不同意见,怎么办呢?他首先必须想到的是,按照规则是不是还有他的发言时间以及是什么时候。其次,当他表达自己的不同意见时,要向会议主持者说话,而不能向意见不同的对手说话。在不同意见的对手之间的你来我往的对话,是规则所禁止的。
在国会辩论的时候就是这样。说是辩论,不同意见的议员在规定的时间里,名义上是在向主持的议长或委员会主席说话,而不能向自己的对手"叫板"。自己发言的时候拖堂延时,或者强行要求发言,或者在别人发言的时候插嘴打断,都是不允许的。
在美国的法庭上也是这样,当事双方的律师是不能直接对话的,因为一对话必吵无疑,法庭就会变成吵架的场所。规则规定,律师只能和法官对话,向陪审团呈示证据;而陪审团按照规则自始至终是"哑巴"。不同观点和不同利益之间的针锋相对,就是这样在规则的约束下,间接地实现的。
像议事规则这样的技术细节,对于美国这样的多元化而又强调个人自由、人人平等的国家是非常重要的,是民主得以实现的必要条件。否则的话,如果发生分歧就互不相让,各持己见,争吵得不亦乐乎,很可能永远达不成统一的决议,什么事也办不成。即使能够得出可行的结果,效率也将十分低下。罗伯特议事规则,就像一部设计良好的机器一样,能够有条不紊地让各种意见得以表达,用规则来压制各自内心私利的膨胀冲动,求同存异,然后按照规则表决。这种规则及所设计的操作程序,既保障了民主,也保障了效率。
罗伯特议事规则是在洞彻人性的基础上,经过精心琢磨而设计的。正是这种对细节把握得精致完美的规则,才最大化地实现了公平与效率。 所以,任何一个真正成熟的管理,无论是社会管理,还是经济管理,必然是靠在对细节精确把握的基础上制定的规则来运行的。管理离开不开规则和标准,而规则和标准正是精致的完美表现。